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QmailAgent 郵件收發總代理:利用 NAS 一次管理多個信箱的郵件

當我們擁有多個電子郵件帳號後,便需要開啟瀏覽器至各個雲端電子郵件入口,一一登入帳密才能收發信件,平台發散,管理郵件總是曠日費時。QNAP 提供的 QmailAgent,提供單一界面集中管理眾多電子郵件帳號,並將郵件完善備份於 QNAP NAS中,保障個人隱私安全,幫助集中郵件帳號,讓收信管理、郵件備份一氣呵成,並藉由 NAS 的充沛容量空間,可做到原先雲端電子郵件服務做不到的「夢幻」功能,例如無限制的附件大小和不受干擾的遠端存取,不需要「為了喝牛奶而建一座牧場」般的自行架設 Mail Server。

利用 NAS 的超大容量備份信件

近年來以 Google Gmail 為首的諸多雲端電子郵件服務,因其巨大的服務規模與成本優勢,早已迅速取代了自行架設郵件伺服器的模式,成為世人的生活必需品,也因為雲端郵件服務的容量有限,並且經常與其他雲端服務共用,如雲端硬碟、相簿和行動裝置備份,一旦信箱容量爆滿就會無法收信,結果就是客戶需要頻繁刪除信件、或是另外註冊新帳號、甚至花錢購買更多的儲存空間 (這也是雲端服務業者最想看到的結果)。

但假若你已經佈署了 QNAP NAS,其實你只需要安裝「不是 Mail Server」的 QmailAgent,搭配大容量的 NAS 空間,無論累積多驚人的信件量,都可一次備份妥當。你還可以依照時間順序在檔案總管中整齊分類信件,指定特定的時間區段直接檢視、編輯及收發,完整保存郵件,儲存留底,提供隨時查詢,重新應用。

受益於 NAS 的龐大空間,你可直接存取信件中的檔案、文件和影音,夾帶附件發送郵件,並支援分享下載連結或傳送至 Google Drive,傳送大檔時就自動建立 SmartSahre 連結於郵件中,一舉解決「附件檔案太大,無法傳送」的困擾。

自動化備份與還原完整郵件

只要在 QmailAgent 新增郵件帳號,就會自動將伺服器上的郵件儲存至 NAS,你可以自行彈性調整自動收信的頻率。管理界面中有兩種模式可隨時切換:

  1. 「即時模式」:即時檢視郵件目前在郵件伺服器上的狀態
  2. 「備份模式」:檢視和管理 NAS 上已備份的郵件的。備份模式具有郵件災難復原機制,若發生郵件遺失,你可「逆向」將郵件雲端備份還原至 Mail Server,保護重要郵件。

QmailAgent 亦可啟動加密服務,提供多一層密碼保護已備份於 NAS 中的郵件與附件,為私人資訊添加一層保障,這對多人共用 NAS 時尤其重要。

強大 Qsirch 搜尋所有郵件

郵件封存後,最怕查不到相對路徑,郵件彷彿石沉大海,從此乏人問津。QmailAgent 妥善管理備份所有往來郵件,即使面臨公司人員異動、郵件遺失等狀況,都能透過具有人工智慧技術加持的 Qsirch (須事先安裝並建立索引) 即時進行關鍵字與條件式搜尋,一次搜尋多個帳號的郵件,並直接閱覽郵件。Qsirch除了搜尋郵件主旨、內容,還能直接搜尋附檔中的內容文字,並能使用寄件人、寄件日期、是否有附檔等條件做郵件篩選,超級方便。

異地異機備援、無痛移轉

許多企業用戶在保存郵件後,會因成本與管理考量,只將郵件備份在同個地方,或因郵件儲存空間大,忽略了異地備援的重要性。既然企業已經佈署了 QNAP NAS,自然也就可將經年累月的郵件存放在 NAS,享受簡單方便的移轉信件、異地備援、「二次備份至公有雲」與「從公有雲及時還原」方案。

無論本地、遠端或雲端備份,Hybrid Backup Sync 皆可雙向備份、復原和同步資料到本機儲存空間、雲端服務或使用 RTRR、Rsync、FTP、WebDAV 或 CIFS/SMB 通訊協定的遠端伺服器,完成 3-2-1 備份計畫,保存 3 份備份 (郵件伺服器、NAS、公有雲),在 2 種儲存媒介 (私有雲 NAS、公有雲) 中,並在異地儲存 1 份副本 (雲端),確保資料安全。你也可以利用 HybridMount,將 QmailAgent 的電子郵件與附檔,備份封存到公有雲或遠端伺服器,作為二次備份。如將較舊的電子郵件封存至雲端儲存空間,可同時滿足成本和安全考量。

訂閱 QmailAgent Premium 授權  ,除了可提供電子郵件與帳戶二次備份,亦支援備份 A 郵件帳戶至 B 郵件帳戶,郵件管理更有效率。將二次備份資料掛載至 QmailAgent,可方便的預覽並搜尋電子郵件,並可及時將全部帳戶資料、特定電子郵件資料夾或電子郵件,還原至 QmailAgent,包括將郵件複製至其他帳戶或將電子郵件持續複製到新帳戶。

透過 QmailAgent 移轉信件,相對於轉寄信件,可保留原始寄件人、直接以另一個信箱回覆郵件,保留原始收件日期以方便日後查找信件,並保留所有原始內容,內容排版也不會因爲經過轉寄而被修改。管理者可輕鬆將電子郵件由二次備份還原到其他電子郵件帳戶,搬遷離職員工的電子郵件,讓重要的商業資料重新由指定同仁繼續接手,無縫接軌不漏接。

行動裝置輕鬆查看

現代人經常透過智慧手機或平板等行動裝置收發電子郵件,但不同的雲端郵件服務都有其專屬的 App,無法一次閱讀所有的郵箱。這時你可以在行動裝置上安裝 QmailClient 行動 App(提供 iOS 和 Android 版本),可遠端連線 NAS 查看備份信件,且新郵件也會自動推送到手機端,隨時掌握郵件最新動態,暫存郵件即使處於離線狀態,也能隨時隨地閱讀郵件。

QmailAgent 提供完整的功能,如「即時/備份」、可設置條件的搜尋、篩選出帶有附件的信件、以及從 NAS (或其他來源) 上傳附件等,QmailClient 都一應俱全。

出門在外,透過 NAS 收發郵件,也讓隱私和安全更有保障,可以避免因外部連線遭到阻擋或多重 IP 存取紀錄被監管側錄,透過 SSL 加密傳輸連回 QmailAgent 收發郵件不僅能保障隱私,更不必「翻牆」也能在網路受限制的地區 (如中國) 收發 Gmail 郵件。

想喝牛奶,不需要自己建牧場

雖然 QmailAgent 結合 QNAP 眾多生產力工具,乍看之下功能強大且複雜,但實際使用後會發現它直覺化的使用體驗,其顯示頁面包含四大區塊:

  1. 郵件清單、工具列、信件資料夾,及郵件預覽視窗;
  2. 通訊錄可供編輯或匯入聯絡人檔案;
  3. 可調整 QmailAgent 的個人化設定,包含:偏好設定、資料夾、寄件者身分設定和預設回應;
  4. 點選切換帳戶圖示以顯示郵箱帳號清單,並迅速切換郵箱帳號。

自己架設 Mail Server 實在有點過時了,Mail Server 可由各家雲端廠商提供,但唯有 QNAP 的 QmailAgent 可提供最完善的郵件備份管理機制,無論採用 Gmail、Yahoo、Outlook 或是任何對應 IMAP 協定的電子郵件服務,皆可以由 QmailAgent 集中備份和管理。即便你沒有考慮過「備份郵件」或「郵件搬家」這兩件事,光看在大幅提昇雲端郵件帳號的可用性、便利性和安全性的份上,就值得將 QmailAgent 安裝在你的 QNAP NAS 上。

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