社内のハードドライブ、外付けのドライブ、あるいは NAS でも、時間が経つにつれて重複ファイルはほぼ必ず発生します。これは個人利用でも同様ですが、複数ユーザー環境ではさらに顕著です。重複ファイルが増え続けると、ストレージ領域を無駄に消費し、バックアップの速度を低下させ、最悪の場合データのリスクにもつながります。
本当にそんなに深刻なのでしょうか?いくつか簡単な例を見てみましょう。
1. 写真撮影後、カメラのメモリーカードから NAS に写真をコピーしたものの、カードのフォーマットを忘れてしまいます。次回新しい写真を撮影した際、再びメモリーカード全体を NAS にコピーします。ファイルが重複していることに気づかない場合や、すでに転送済みか覚えていない場合、同じドライブに重複ファイルが保存されてしまいます。これではバックアップ時のヘルプにはほとんど役立ちません。
2. マーケティング部門の展示会担当者が、ブース用のキービジュアル画像をフォルダー A に保存します。同じ部門のデザイナーも作業しやすいように同じ画像をフォルダー B に保存します。さらに外部のデザイン会社にファイルを渡す際、同じファイルを新たなフォルダーに保存して共有します。結果として、ハードドライブ内に同じファイルが 3 つ存在することになります。その 1 週間後、経験豊富な MIS チームが設定した 3 -2-1-1- 0 バックアップ戦略が実行され、これらの重複ファイルがさらに何度もバックアップされてしまいます。
上記の 2 つのケースはいずれも非常によくあることです。ストレージ領域や時間を無駄にするだけでなく、重複ファイルが多すぎるとバージョン管理が困難になります。時間が経つにつれて、どのファイルが同じものか分からなくなり、誤って削除してしまい、有効なコピーが残らない事態にもつながります。
そのため、定期的にファイルを整理する習慣は、時間とストレージの両方を節約するうえで効果的です。ただし、ファイルを一つずつ確認するのは非常に手間がかかるため、サードパーティ製のツールを活用するのが最適です。
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